人事档案是个人经历和实践的历史记录，是记载个人出生日期、教育培训、工作经历、职务任免、职称评审、奖惩处罚、政治面貌等基本情况的文件材料。起着凭证、依据和参考作用。人们在社会活动中要经常使用、利用档案中的材料。
人事档案中的材料都是最初由个人签名、组织机构审核加盖公章而形成的原始材料，复印件无效。
高校毕业生人事档案的形成过程一般是由高中阶段、高考报名阶段和高校阶段三个阶段形成的材料组成的。这三个阶段的档案材料对未来出国留学、就业起着关键的凭证、依据作用。
一、高校毕业生人事档案材料的形成过程及主要功能
高校毕业生人事档案材料是由以下过程形成的：
1、在普通高中就读期间形成的档案材料，即各学期学生鉴定表、高中毕业生登记表、高中毕业汇考成绩单、体检表、奖励（处分材料）、党（团）组织材料等。这个阶段的档案材料证明了该生完成了国家普通高中设置的课程并达到要求取得毕业资格。
2、参加高考形成的档案材料，即高考报名登记表、高考成绩单、体检表、志愿填报表、录取通知书等等。这个阶段的档案材料证明该生参加了国家普通高校的招生考试，取得的成绩真实有效。
3、在高等院校就读期间陆续形成的档案材料，即高等学校毕业生登记表、学生体检表、体育合格标准登记卡、历年成绩表、学生鉴定表、毕业生实习登记表、毕业生就业报到证、党（团）材料、在校期间奖励或处分、其他。这个阶段的档案材料证明该生完成了国家普通高等学校所学专业设置的各类基础、专业课程并达到要求取得毕业资格。
二、各地公共就业和人才服务机构接收人事档案的条件为户口或者现工作单位在当地。两者具备其一即可。
三、怎样转递人事档案
调取人事档案，必须凭符合国家有关政策规定的调档函方可调取人事档案。转递档案时应严密包封并填写《档案转递通知单》，通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递。
四、强化档案收集意识不断充实档案内容
人事档案材料的形成是一个不断积累的过程。高校毕业生离开学校走上社会后，随着自己后续学习和工作的经历，还会有新的材料不断形成。新材料形成后要随时重视主动归档保管。避免损坏或丢失，给未来利用带来不便。